No meus anos trabalhando com transformação digital, percebi algo que se repete em quase todas as pequenas e médias empresas: a sensação de que muitos processos “sempre foram feitos assim” e que há pouco tempo para repensar cada rotina do dia a dia. Mas, quando a pressão por agilidade, crescimento e melhores resultados bate à porta, olhar para dentro e encontrar tarefas automatizáveis pode ser o divisor de águas.
Vou mostrar aqui como faço para identificar oportunidades reais de automação, usando exemplos práticos e experiências acumuladas, inclusive ao lado da equipe da DTB Tecnologia, especialista em ajudar empresas a virarem esse jogo.
Por que olhar para automação agora?
Se você sente que está gastando horas em trabalhos braçais, não está sozinho. Estudos recentes indicam que o Brasil já é líder na adoção de automação de processos, com 78% das empresas brasileiras tendo investido em automação e 52% delas relatando experiência com essas ferramentas. Só na indústria, o percentual de empresas que adotam inteligência artificial saltou de 16,9% em 2022 para 41,9% em 2024. É um movimento difícil de ignorar, e a minha experiência mostra que quem começa, dificilmente volta atrás.
O que significa, na prática, automatizar uma tarefa?
Automatizar uma tarefa é, resumidamente, usar tecnologia para que uma sequência de ações seja executada sem a necessidade de intervenção manual ou repetitiva. Isso vale para envio de e-mails, atualização de cadastros, emissão de boletos, análise de formulários, atendimento ao cliente e dezenas de outros exemplos.
Automatizar traz mais tranquilidade e menos correria para quem toca o negócio.
Como identificar as tarefas automatizáveis?
Ao longo dos projetos que conduzi, percebi que existe um caminho seguro para encontrar esses “pontos de ouro” escondidos na rotina da empresa. Compartilho aqui como costumo conduzir esse processo:
1. Listar todas as tarefas do dia a dia
Primeiro, vale reunir o time (ou fazer você mesmo, se sua equipe for pequena) e listar todas as atividades que acontecem regularmente. Use fluxogramas, planilhas ou até mesmo papel. O resultado é um mapa visual do que acontece de fato no seu negócio.
- Agendar consultas, reuniões ou serviços
- Enviar e-mails e mensagens de WhatsApp para clientes
- Preencher planilhas manuais com dados de vendas ou estoques
- Fazer controles financeiros simples, como emissão de recibos
- Atualizar informações em sistemas diferentes
- Responder perguntas recorrentes de clientes
Esses são só alguns exemplos. O importante é não pular nenhuma tarefa, mesmo que pareça pequena. Costumo dizer que, muitas vezes, o que rouba mais tempo são justamente os detalhes do dia a dia.
2. Analisar frequência e repetição
Com a lista pronta, anote com que frequência cada tarefa é feita. Diariamente? Semanalmente? Cada vez que um cliente entra em contato?
As tarefas mais comuns de entrarem no radar da automação são aquelas que seguem padrões e acontecem muitas vezes por semana ou mês. Por exemplo, se toda vez que um cliente agenda um serviço você precisa enviar uma mensagem padrão, existe uma grande chance de automatizar isso, e liberar tempo para atividades mais estratégicas.
3. Entender se cada tarefa depende de julgamento humano
Algumas atividades exigem análise subjetiva, criatividade ou conhecimento único sobre o cliente. Outras, não: seguir um roteiro, comparar dados, encaminhar documentos, notificar clientes sobre pagamentos. Se não há necessidade de avaliação exclusiva, pode ser uma candidata à automação.
4. Observar pontos de erro e retrabalho
Se existem tarefas em que frequentemente acontecem erros ou é preciso corrigir informações depois, provavelmente há um gargalo que uma automação bem feita resolveria.
Por exemplo, migrar manualmente dados entre sistemas de vendas e financeiro é um convite a lançamentos errados. Projetos como os desenvolvidos pela DTB Tecnologia, que integram plataformas diferentes, costumam resolver esse tipo de problema em poucos dias.
5. Calcular o tempo gasto em cada atividade
Em muitos levantamentos que já conduzi, colaboradores ficam surpresos ao perceber o real tempo gasto em tarefas manuais. Um envio automático de lembretes pode economizar horas por mês. O segredo está em medir, registrar e, com esses dados em mãos, priorizar o que mais consome energia da equipe.
6. Checar impactos na operação e no cliente
Outro critério que sempre levo em consideração é a experiência do cliente. Se uma etapa lenta ou manual atrasa respostas, agendamentos ou soluções de problemas, automatizar pode melhorar o serviço e a imagem da empresa. Plataformas prontas, como as soluções de WhatsApp para marketing e gestão de clínicas ofertadas pela DTB Tecnologia, são exemplos claros disso.
Ferramentas para apoiar o diagnóstico
No processo de identificação, gosto de usar algumas ferramentas e métodos:
- Mapeamento de processos (fluxogramas, ferramentas online)
- Matriz de priorização: cruzando frequência X impacto
- Pesquisas rápidas com a equipe para entender dores e sugestões
- Consultorias especializadas em automação, como as oferecidas pela DTB Tecnologia
Cito, inclusive, um artigo que aprofunda bastante o tema de como identificar sinais de que a sua empresa já precisa automatizar processos. Outros conteúdos que também podem ajudar na avaliação estão reunidos na categoria de automação do blog da DTB.
Sinal de atenção: nem tudo precisa ser automatizado de uma vez
Na pressa por resultados, já vi empresas quererem automatizar o máximo possível de tarefas. Sempre recomendo: comece com o que trará maior resultado com menor esforço inicial. Aquilo que é feito muitas vezes, gera erros ou retrabalho, e não depende de análise complexa, geralmente é o melhor ponto de partida.
Automatizar é libertar tempo para pensar no futuro do negócio.
Quando buscar ajuda externa?
Se identificar as tarefas é o primeiro passo, implementar automações pode exigir suporte, principalmente se a empresa não possui equipe de TI interna. Nesse sentido, sugiro a leitura sobre como implantar automações mesmo sem equipe técnica dedicada.
Tendência: automação e IA cada vez mais acessíveis
Hoje, a aplicação prática de IA não está mais restrita às grandes empresas. Ferramentas acessíveis, baseadas na nuvem, e integração com sistemas usados no dia a dia tornaram possível que pequenas equipes conquistem mais resultado — sem precisar de investimentos complexos.
Se o objetivo é ganhar escala, manter atendimento eficiente, registrar informações de modo seguro e tomar decisões mais rápidas, a automação deixa de ser luxo. Ela passa a ser parte do caminho natural de crescimento. Até mesmo rotinas simples, como atendimento de WhatsApp e integração de agendas, podem ser automatizadas com benefícios imediatos, como mostram vários exemplos compartilhados pela DTB Tecnologia.
Se quiser entender melhor a diferença entre automatizar e digitalizar, recomendo ler o post automatizar ou digitalizar: qual é a diferença?, que aprofunda esse ponto.
Conclusão
Se pude compartilhar algo, é o valor de olhar o cotidiano do seu negócio sem preconceitos e com disposição para melhorar. Automatizar tarefas não elimina empregos, mas redireciona talentos para o que importa: a criação, o relacionamento, a inovação.
Se deseja descobrir como automação e inteligência artificial podem transformar sua empresa em menos de 30 dias, convido você a agendar uma reunião com a equipe da DTB Tecnologia. A experiência mostra que dar esse primeiro passo pode mudar totalmente a rotina do seu negócio.
Perguntas frequentes sobre automação de tarefas
O que é automação de tarefas?
Automação de tarefas é o uso de tecnologia para realizar ações repetitivas ou baseadas em regras sem intervenção manual. Isso inclui desde o envio automático de mensagens até o controle integrado de sistemas de clientes e financeiros, liberando tempo e reduzindo a chance de erros.
Como saber se uma tarefa pode ser automatizada?
Normalmente, uma tarefa que segue um padrão fixo, é repetida com frequência e não depende de análise subjetiva ou criatividade é uma boa candidata para ser automatizada. Se você percebe que gasta muito tempo com trabalhos mecânicos, vale considerar a automação.
Quais setores mais se beneficiam da automação?
Setores administrativos, financeiros, atendimento ao cliente, logística e recursos humanos costumam ter grande volume de tarefas que podem ser automatizadas. Segundo pesquisas do IBGE, a indústria também tem adotado automação e IA em ritmo acelerado.
Automatizar tarefas realmente vale a pena?
Automatizar tarefas traz ganhos de tempo, reduz erros, melhora a experiência do cliente e permite o foco no que realmente faz crescer a empresa. Na minha experiência, dificilmente quem automatiza processos volta ao modelo anterior.
Como escolher ferramentas para automatizar tarefas?
O ideal é analisar necessidades, rotina e integração entre sistemas já usados. Ferramentas fáceis de implementar e que se conectam bem com outros softwares da empresa são as mais indicadas. E, caso precise de apoio, buscar parceiros como a DTB Tecnologia pode tornar o processo mais ágil e seguro.
